Wie das After Action Review (AAR) Ihren Usability-Erfolg steigert.
„Durch Erfahrung wird man klug!“ Dieses volkstümliche Sprichwort gilt vom Individuum bis hin zum Software-Hersteller und seinem Usability Engineering. Am meisten gilt das jedoch für diejenigen, die ihre Erfahrungen systematisch reflektieren. Hierfür stellen wir Ihnen das After Action Review vor.
Das After Action Review ist eine Kreativitätstechnik, mit der das organisatorische Lernen beschleunigt wird. Seine stetige Nutzung nach neuen Maßnahmen in Ihrem Usability-Engineering steigert Ihren Lerneffekt und den Ihrer Kollegen. Da Lernen eine Grundlage für Ihre Kreativität und Ihren Erfolg ist, liegt der Nutzen des After Action Reviews auf der Hand. Mit ihm erkennen Sie und Ihr Team die Stärken und Schwächen in Ihrem Usability-Vorgehen und können entsprechend darauf reagieren.
Arten des After Action Reviews
Ein After Action Review (AAR) kann auf drei Arten die Kreativität zur Verbesserung Ihres Usability-Engineerings fördern:
- Das personelle AAR dient der individuellen Selbstreflexion und sei hier nur der Vollständigkeit halber genannt. Wichtig ist hierbei, ehrlich zu sich selbst zu sein.
- Das formelle AAR setzt eine detaillierte Planung, Vorbereitung und Ressourcen voraus.
- Das informelle AAR setzt gegenüber dem formellen AAR weniger Planung und Vorbereitung voraus. Es ist für den spontanen Einsatz gedacht und eignet sich damit hervorragend für die Verwendung direkt im Anschluss an eine Maßnahme.
After Action Reviews brauchen einen Moderator
Voraussetzung für ein nützliches After Action Review nach Ihrer Usability-Maßnahmen ist ein Moderator. Im Kern besteht seine Aufgabe darin, eine offene Atmosphäre unter den Teilnehmern zu erzeugen. Dies erreicht er, indem er auf eine empathische Kommunikation ohne Schuldzuweisungen achtet und das Vertrauen sowie den gegenseitigen Respekt in der reflektierenden Gruppe fördert.
Wir empfehlen Ihnen die Moderatoren von einem After Action Review zum nächsten zu wechseln. Damit unterstreichen Sie die Offenheit der After Action Reviews. Die Rangordnung der Teilnehmer tritt in den Hintergrund. Gleichzeitig wirkt der Wechsel der Moderatoren etwaigen Gewohnheiten bei der Durchführung entgegen.
Am besten sind jene als Moderatoren geeignet, die nicht zum Projekt gehören, das reflektiert werden soll. Sie sind unvoreingenommen und müssen sich auf die Aussagen der Teilnehmer verlassen um die Schlüsselmomente zu objektivieren.
Die Objektivierung der Stärken und Schwächen Ihres Usability-Engineerings erfolgt im Rahmen des After Action Reviews anhand von Leitfragen. Diese stellen wir Ihnen im Folgenden vor:
Ablauf und Leitfragen für ein After Action Review
1. Welches Geschehen war gewünscht?
Im ersten Schritt beschreiben Sie das Ziel, das verfolgt wurde. Die Nennung des Zieles bzw. angestrebten Sollzustandes hilft den Teilnehmern die Ereignisse mit demselben Fokus zu betrachten.
2. Was ist tatsächlich geschehen?
Im zweiten Schritt arbeiten die Teilnehmer das Geschehen chronologisch auf. Dabei beschreiben Sie Handlungen, Erwartungen, Gefühle, Schlüsselsituationen und Probleme.
Dabei können die Teilnehmer unterschiedliche Sichtweisen auf dasselbe Ereignis vertreten oder es unterschiedlich interpretieren. In dieser Phase trägt der Moderator besondere Verantwortung. Auf der einen Seite muss er dem Konfliktpotential zugunsten einer offenen Atmosphäre vorbeugen. Auf der anderen Seite muss er den Austausch über die Unterschiede fördern. Dieser Spagat bedarf einiger Übung.
3. Was ist verbesserungswürdig? / Was sollte erhalten werden?
Mit diesen Leitfragen werden die Ursachen für den Erfolg oder Misserfolg herausgearbeitet. Wichtig ist in diesem Schritt, NICHT auszuwerten, WER einen Fehler gemacht hat. Konzentrieren Sie sich nur darauf, WELCHE Fehler gemacht wurden.
Für die Umsetzung dieser Regel brauchen die Teilnehmer hohe kommunikative Fähigkeiten um die Situation mit Feingefühl richtig einzuordnen. Außerdem müssen ihre Rückmeldungen möglichst konkret sein. Vorwürfe und Vorurteile sind unbedingt zu vermeiden um eine offene Atmosphäre zu fördern.
Bei der Einführung des After Action Review zur Verbesserung des Usability-Engineerings beobachten wir regelmäßig, dass sich die Auswertung erfolgskritischer Maßnahmen auf die Fehler und weniger auf die Erfolgsursachen bezieht. Achten Sie bitte auf beides, weil Sie aus beidem einen Nutzen ziehen können.
4. Wodurch zeichnet sich Ihr bestmögliches Vorgehen aus?
In diesem vierten und letzten Schritt leiten Sie mit Ihrem Team die Lessons Learned ab. Dafür beantworten die Teilnehmer des After Action Reviews die folgenden Fragen:
- Wie soll das Vorgehen beim nächsten Mal verbessert werden?
- Was war gut und muss beim nächsten Mal beibehalten werden?
Nachdem die Ergebnisse dokumentiert wurden, sind die Lessons Learned im Unternehmen zu verteilen. Nur so entfaltet das After Action Review seinen vollen Nutzen für Ihre Organisation.
Vertrauensförderung für das After Action Review
Achten Sie bei der Verteilung der Lessons Learned darauf, dass nur Ergebnisse weitergegeben werden und nicht wer welchen Fehler begangen hat. Das wahrt die Anonymität etwaiger Fehleropfer und unterbindet eine Kultur der Schuldzuweisung.
Dies sind vertrauensfördernde Maßnahmen für Ihren nächsten Rückblick. Des Weiteren bauen Sie das Vertrauen Ihrer Teilnehmer durch die Vernichtung der während des After Action Reviews genutzten Hilfsmittel wie Mindmaps oder Flip Charts auf.
Bei regelmäßiger Anwendung der After Action Reviews auf Ihr Usability-Engineering verbessern Sie stetig das Vorgehen Ihrer Software-Entwicklung. Die gemeinsame Diskussion erhöht die Akzeptanz der Lessons Learned. Für die höhere Effizienz Ihres Vorgehens investieren Sie nur 10 bis 60 Minuten in die Durchführung eines After Action Reviews.
Das After Action Review birgt großes Innovationspotential 
Durch den steten Blick zurück auf die verbesserungswürdigen sowie bewährten Maßnahmen beschleunigen Sie das Lernen Ihrer Organisation. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse bergen ein immenses Innovationspotential um sich gegenüber Ihrem Wettbewerb einen Vorsprung zu verschaffen oder diesen deutlich auszubauen.
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